Portal de Proveedores (bandeja del ERP)

El Portal de Proveedores es una web donde los proveedores de la empresa suben sus facturas, notas de crédito y notas de débito (PDF o foto, leídos con IA), siguen en qué estado está cada una y administran sus datos: contacto, pedido de cambio de CBU o de razón social, documentos del legajo, cuenta corriente y pagos. El portal lo instala Soporte de Plenario en un servidor de la empresa.

Lo que sube el proveedor no entra directo a la contabilidad: queda en una bandeja. Desde la bandeja del ERP se valida, se corrige si hace falta y se aprueba; recién ahí se graba el comprobante de compra con su asiento y el movimiento en la cuenta corriente del proveedor, igual que una carga en IVA Compras.

1. Proveedores — abrí el ABM de Proveedores.
2. Portal Proveedores — grupo del ribbon (o menú Portal de Proveedores) con Invitar, Bloquear / Desbloquear y Bandeja.

Importante: el grupo aparece solo con el parámetro PortalProveedores.Habilitado en 1. Para abrir la bandeja hace falta el permiso PortalProveedores.Ver.

Invitar a un proveedor

1. En el ABM, elegí el proveedor y presioná Invitar.
2. El proveedor recibe un mail para activar su cuenta en el portal.

Requisitos: el proveedor no puede estar dado de baja y necesita un E-Mail válido en su ficha, que no use otro proveedor del portal. Si ya activó su cuenta, la invitación no se reenvía: el proveedor recupera el acceso con Olvidé mi contraseña. Bloquear / Desbloquear corta o devuelve el acceso de un proveedor ya invitado.

La bandeja tiene cinco solapas; el ribbon muestra Refrescar y los botones de la solapa elegida.

Solapa Comprobantes

Cada comprobante que todavía se puede aprobar se valida al cargar la bandeja: la columna Importable muestra un punto verde o rojo, la fila con problemas se pinta de rojo y Observaciones dice qué falta (Listo para aprobar si está bien). Los observados se ven en naranja.

Abajo, la solapa Detalle muestra las líneas (concepto, cantidad, precio unitario, IVA % y cuenta) y las percepciones (tipo, provincia, importe y cuenta); Historial muestra cada cambio de estado y cada corrección. A la derecha se ve el PDF o la foto que subió el proveedor.

Validaciones antes de aprobar

Además se aplica la misma validación del comprobante que usa el importador de comprobantes con IA, y al aprobar se vuelve a validar contra la base por si el proveedor u otro usuario lo cambió.

Comprobantes

Reglas del cambio de estado:

• Aprobado solo se alcanza con Aprobar; Pago parcial y Pagado los pone el sistema al registrar los pagos.
• Un comprobante en un estado final (Pagado, Rechazado, Anulado) o ya registrado en el ERP no cambia de estado a mano ni se corrige.
• Anulado lo pone solo el proveedor; si el comprobante no corresponde, se rechaza.
• Un estado puede pedir un permiso propio para pasar a él.

Solicitudes de cambio

Requiere PortalProveedores.Solicitudes.

Legajo

Ver documento, Aprobar o Rechazar (con motivo) cada documento que subió el proveedor. Los documentos que se le piden salen del grupo del catálogo de Documentos indicado en PortalProveedores.Documentos.Id_Grupo. Requiere PortalProveedores.Legajo.

Usuarios del portal

Reenviar invitación y Bloquear / desbloquear, con las mismas reglas que desde el ABM. Requiere PortalProveedores.Invitar.

Estados

El circuito viene con ocho estados del sistema:

Nuevo y Editar configuran un estado: nombre interno y el que ve el proveedor, color, orden, si el proveedor puede editar, si es final, si avisa por mail al proveedor o al staff (PortalProveedores.Mail.Aviso), si pide motivo, el permiso opcional para pasar a él y si está dado de baja. En los estados del sistema se cambian nombres, color, orden, avisos, motivo y permiso, pero no si son finales, si los edita el proveedor ni se dan de baja. Requiere PortalProveedores.Estados.

Crear tablero Kanban arma el tablero Portal de Proveedores en el Pipeline Kanban, con una columna por estado (sin Anulado) y una tarjeta por comprobante; la bandeja lo mantiene al día cada vez que se refresca. No renombres sus columnas ni les cambies las acciones. Mover una tarjeta cambia el estado, solo hacia estados que no piden motivo ni permiso propio; aprobar se hace siempre desde la bandeja.

Un proveedor sube una factura con la cotización vacía:

1. Proveedores → Bandeja, solapa Comprobantes, estado En revisión: la factura está en rojo con Falta la cotización de U$S.
2. Cargá la Cotización en la grilla: se guarda, queda en el historial y la fila pasa a verde.
3. Elegila y presioná Aprobar: se graba el comprobante de compra y la columna Comprobante ERP muestra su número.
4. Cuando Tesorería le paga, el comprobante pasa solo a Pagado y el proveedor lo ve en el portal.

• Si algo no lo podés corregir vos (por ejemplo, el proveedor mandó el PDF equivocado), pasalo a Observado con un motivo claro: el proveedor lo ve y lo corrige.
• Usá la fecha contable para imputar en el período correcto una factura del mes anterior que llegó tarde.
• Configurá PortalProveedores.Mail.Aviso para que el área de compras se entere cuando entra un comprobante.

Basada en el análisis del formulario real de la v14

Formularios principales

Managers y clases

Tablas de base de datos principales

Relación con otros módulos / manuales

Notas para soporte

• Parámetros del portal (se crean al abrir la bandeja): PortalProveedores.Habilitado, .Url (con / final, para los links de los mails), .Mail.Aviso, .Documentos.Id_Grupo, .Especies (monedas elegibles), .LogoUrl, .ColorPrimario y .PathArchivos (carpeta UNC de los archivos vista desde el ERP).
• Al aprobar se usan los parámetros del importador de comprobantes: Gestion.ImportacionComprobantes.Sucursal, .CentroDeCosto, .CuentaImputacionDefault, .CuentaPercepcion.* y Gestion.Comprobantes.Compras.ProvinciaPercepcion.Default.
• El ERP nunca ve la contraseña ni el token de invitación del proveedor: los mails los genera el servicio del portal.
• La web del portal se conecta a la base con un login SQL propio y restringido.