CRM: del primer contacto al cliente
Ordená el trabajo comercial en un solo lugar: cada oportunidad con su etapa, su responsable y su próximo paso. Cuando la operación se cierra, el prospecto se convierte en cliente sin volver a tipear los datos.
CRM en Plenario
El CRM de Plenario es el lugar donde se trabaja la oportunidad comercial antes de que exista el cliente. Cada consulta, referido o contacto que trae un vendedor se carga como un prospecto. Ahí queda anotado quién es, qué producto le interesa, por cuánto monto, en cuántas cuotas y en qué etapa de la gestión está. A partir de ahí la oportunidad vive dentro del sistema, no en una planilla personal ni en la cabeza del vendedor.
Las etapas las define cada financiera según su circuito real: puede ser Contactado, En análisis, Documentación pendiente, Aprobado, Perdido, o lo que use el equipo. El prospecto avanza arrastrándolo de una columna a otra en un tablero visual, o eligiendo la etapa desde su ficha. Cada movimiento queda registrado con fecha y usuario, así que siempre se puede reconstruir quién hizo qué y cuándo. Sobre cada prospecto se cargan tareas con responsable y vencimiento, recordatorios con fecha y hora, notas de lo que se habló y los archivos que mandó el interesado.
Cuando la operación se cierra, el CRM cierra el círculo. Si la persona o la empresa todavía no es cliente, se convierte el prospecto y se da de alta el cliente con los datos ya cargados. Si ya existe en la base, se lo vincula para no duplicarlo. De ahí en adelante la oportunidad queda trazada hasta el cliente real y el historial comercial no se pierde.
Quién lo usa
El circuito, paso a paso
Entra la consulta y se carga como prospecto
Se registra si es una persona o una empresa, con nombre o razón social, CUIT, mail y teléfono. Después se cargan los datos de la oportunidad: producto, monto estimado, cuotas y una descripción. Si el CUIT ya está cargado en otro prospecto, el sistema avisa y no deja duplicarlo.
La oportunidad entra al tablero por etapas
El prospecto aparece como una tarjeta en la columna de su etapa. El encabezado de cada columna muestra cuántas oportunidades hay ahí, así se ve de un vistazo dónde se junta el trabajo y dónde se traba el circuito.
Se trabaja el seguimiento sobre la ficha
Dentro del prospecto se cargan tareas con responsable, prioridad y vencimiento; recordatorios con fecha y hora; notas de cada conversación; y los archivos que fue mandando el interesado. Todo queda junto, en un solo lugar.
Cada usuario ve sus pendientes del día
El sistema junta en un panel las tareas y los recordatorios asignados a cada usuario para los próximos siete días, más lo que ya está vencido. Desde ahí se salta directo al prospecto que hay que atender.
La tarjeta se mueve a medida que avanza la gestión
Se arrastra de una columna a la siguiente y la etapa queda actualizada. El cambio se anota solo en el historial del prospecto, con el usuario que lo movió.
Se cierra: se convierte o se vincula
Si el interesado no era cliente, Convertir a cliente lo da de alta con los datos ya cargados. Si ya era cliente, Vincular lo asocia al cliente que existe. En los dos casos el prospecto queda atado al cliente y se puede ver todo el recorrido.
Qué incluye
Tablero por etapas, armado a tu circuito
Las etapas no vienen impuestas: cada financiera define las suyas, les pone nombre y una abreviatura corta, y las ordena como trabaja de verdad. Se agregan, se editan y se eliminan cuando el circuito cambia.
Vista de tablero o vista de listado
El tablero sirve para ver el estado general y mover oportunidades. El listado sirve para buscar, filtrar y trabajar en volumen. Es la misma información, presentada de las dos formas.
Búsqueda por los datos que uno recuerda
Se busca por nombre, apellido, razón social, CUIT, documento o mail, y se filtra por etapa y por tipo de producto. Alcanza con una parte del nombre o del CUIT.
Tareas con responsable y vencimiento
Cada acción pendiente se carga como tarea con título, detalle, prioridad, fecha de vencimiento y la persona que la tiene que hacer. Se marca como hecha o se vuelve a pendiente.
Recordatorios fechados
Para los avisos puntuales (llamar el martes a las 10) se cargan recordatorios con fecha, hora y usuario asignado. Aparecen en el panel de pendientes junto con las tareas.
Notas y archivos del prospecto
Las conversaciones y decisiones se dejan por escrito con autor y fecha. Los comprobantes, recibos de sueldo o documentación que manda el interesado se adjuntan al prospecto y se bajan desde ahí.
Historial completo de la oportunidad
El alta, cada cambio de etapa, las tareas y la conversión quedan en una línea de tiempo. Cuando hay que explicar por qué se perdió una operación o quién la movió, está registrado.
Conversión y vinculación con Clientes
Convertir crea el cliente nuevo con los datos del prospecto. Vincular lo asocia a un cliente que ya existe, buscándolo por nombre o CUIT. Son dos cosas distintas y el sistema las separa a propósito.
Los números a la vista al entrar
Al abrir el módulo se ve cuántos prospectos hay en total, cuántos cargó el usuario y cuántos se convirtieron. También cómo se reparten por etapa y las altas de clientes de los últimos 30 días.
Paso a un tablero de trabajo más detallado
Si una oportunidad necesita un circuito propio, con lista de pasos a cumplir, etiquetas y más gente involucrada, se la manda al tablero de tarjetas de Pipeline Kanban. La tarjeta queda vinculada al prospecto.
Qué se gana
Lo que más nos preguntan
¿Cuál es la diferencia entre convertir y vincular un prospecto?
Convertir crea un cliente nuevo con los datos del prospecto. Vincular relaciona el prospecto con un cliente que ya existe en la base. Son operaciones distintas: si el interesado ya es cliente, hay que vincular, porque convertir lo cargaría duplicado.
¿Qué pasa con los datos del cliente después de convertir?
El cliente queda creado con la información que había en el prospecto, y el prospecto queda atado a ese cliente. Los datos administrativos que el prospecto no tenía hay que completarlos después en la ficha de Clientes. Por eso conviene revisar nombre o razón social, CUIT, domicilio y contacto antes de convertir.
¿Las etapas vienen armadas o las definimos nosotros?
Las define cada financiera. Se agregan, se editan, se les pone nombre y una abreviatura corta, y se eliminan cuando ya no se usan. La recomendación es pocas etapas, con nombres que no dejen dudas, y que sigan el circuito comercial real en lugar de uno ideal.
¿Mover la tarjeta de columna cambia realmente la etapa?
Sí. Al soltarla en otra columna la etapa del prospecto queda actualizada y el movimiento se anota en el historial con el usuario que lo hizo. También se puede cambiar la etapa editando el prospecto, si alguien prefiere trabajar desde la ficha.
¿Cuándo uso una tarea y cuándo un recordatorio?
La tarea es un trabajo que alguien tiene que completar: tiene responsable, prioridad, vencimiento y estado. El recordatorio es un aviso para una fecha y hora puntual. En la práctica: tarea para pedir la documentación, recordatorio para llamar el jueves a las 11.
¿Se puede evitar que se cargue dos veces el mismo interesado?
Sí, siempre que se cargue el CUIT. Si ya existe otro prospecto con ese CUIT, el sistema no deja dar el alta y hay que editar el que ya está o vincularlo al cliente. Si el CUIT queda vacío ese control no se puede aplicar, así que conviene cargarlo desde el principio.
Si borro una tarea o una nota, ¿pierdo el registro?
No. Las tareas, notas, recordatorios y adjuntos que se eliminan dejan de aparecer en las listas de trabajo. Igual quedan guardados como eliminados, con la fecha y el usuario que los borró. En la práctica: la pantalla queda limpia y la historia no se pierde.
¿Qué gano enviando un prospecto a un tablero de tarjetas?
Un circuito más detallado para esa oportunidad: lista de pasos a cumplir, etiquetas, varios responsables asignados y datos propios de ese tablero. La tarjeta queda vinculada al prospecto, así que el CRM sigue siendo el lugar donde está la oportunidad comercial.
¿Todos los usuarios ven todas las oportunidades?
El ingreso al CRM se habilita por perfil de usuario: quien no lo tenga habilitado no ve la opción. Hoy la habilitación es una sola llave para toda la pantalla, así que el usuario que entra puede usar las acciones que la pantalla ofrece. Si necesitás separar quién consulta de quién convierte, hay que plantearlo con soporte.
Qué conviene saber antes
Para que no haya sorpresas, conviene decir esto de entrada:
1) El CRM no hace envíos comerciales. No manda mails ni WhatsApp masivos, no arma campañas y no le pone un puntaje automático al prospecto. Es seguimiento y registro de la gestión, no una herramienta de marketing.
2) Las etapas y los tipos de producto no vienen cargados. Hay que definirlos al principio según el circuito de cada financiera. Un CRM sin etapas bien pensadas no ordena nada.
3) El ingreso al CRM se habilita por perfil, pero hoy es una sola llave para toda la pantalla. No existe una habilitación aparte para solo consultar, solo editar o solo convertir. Quien entra puede usar las acciones disponibles. Si el cliente necesita separar esos roles, es un desarrollo a evaluar, no una configuración.
4) Convertir un prospecto crea el cliente con los datos que había cargados, y lo que falta queda con un valor mínimo. Los datos fiscales y administrativos que falten hay que revisarlos después en la ficha del cliente. No reemplaza al alta completa de Clientes.
5) El control de duplicados funciona solo si se carga el CUIT. Sin CUIT, el mismo interesado se puede cargar dos veces.
6) La búsqueda de clientes para vincular devuelve una cantidad acotada de coincidencias y trabaja sobre clientes activos. Conviene buscar por CUIT cuando el nombre es común.
7) Los archivos adjuntos no se guardan dentro del sistema: van a un espacio de almacenamiento que define quien administra Plenario. Si ese espacio no está disponible, no se pueden subir ni bajar archivos.
8) Hay dos lugares donde viven los prospectos: el CRM (tablero, tareas, historial) y la pantalla clásica de Clientes Prospectos. Esa segunda pantalla tiene más solapas de carga, como domicilio completo y datos de gestión judicial, y habilitaciones separadas por acción. Conviene aclarar con el cliente desde dónde va a trabajar su equipo.
9) Si se manda el prospecto al tablero de tarjetas, mover esa tarjeta puede cambiar el estado del prospecto, según cómo esté armada la columna donde se la suelta. Conviene probarlo antes de usarlo en el día a día.
10) El CRM no reemplaza el análisis de riesgo ni la evaluación crediticia. Eso se hace en los módulos correspondientes, una vez que el prospecto es cliente.
Todo lo demás que trae Plenario
¿Querés ver CRM funcionando?
Te mostramos el módulo en vivo con datos parecidos a los de tu operación, y te decimos qué hace falta para ponerlo en marcha.